西卡在整个集团范围内建立了完善的合规管理体系(CMS)。本集团奉行全面的合规方针。因此,它将合规和人力资源职能置于“企业人力资源和合规负责人”的联合领导之下。由此产生的人力资源和合规的共生关系极大地促进了合规倡议在整个组织中、在整个层级、职能和地理区域的灌输。五项核心活动有助于在2020年进一步加强西卡的CMS。

设计合规性审计程序

西卡的CMS依赖于三个密切相关的核心活动的生命周期:预防-检测-响应和调整。在检测合规违规的背景下,公司人力资源与合规部于2020年制定了必要的基础来建立一个合规审计程序。与集团内部审计、法律、财务、EHSSQ(环境-健康-安全-可持续-质量)、采购和研发等部门密切合作,公司人力资源和合规部门为总经理设计了一份“合规自我评估”问卷。

该问卷旨在实现三个目标:确定“高风险”和“重点实体”以进行有针对性的合规审计;监督所有西卡实体在当地实施合规要求;并与上述保证部门及其审计活动保持密切联系。

为了降低复杂性,它被分为两部分。第一部分于2020年第四季度推出并完成,响应率100%(123个gm中的123个)。它专注于五个合规风险领域:(i)诚信/发言文化,(ii)反腐败,(iii)反垄断,(iv)第三方风险,(v) EHSSQ。根据收到的反馈,既不能确定“高风险”领域,也不能确定迫切需要对这五个主题进行干预或后续行动的“重点实体”。第二部分将于2HY 2021年推出,重点关注与采购、研发、财务和人力资源相关的合规要求。

发展有重点的培训计划

整个2020年,由于Covid-19,旅行限制急剧减少了提供现场合规培训的可能性。因此,公司人力资源&遵守决定专注于一些在线培训的发展。

西卡公司2019年的内部风险分析显示,在西卡员工中培养反腐和利益冲突意识,可能有助于防止未来发生合规案件。因此,在西卡最高管理层的支持下,Corporate HR & Compliance设计了一种新的ABC电子学习,并将其嵌入了一场有关价值观和领导力的更广泛的宣传活动中。该活动将于2021年第一季度在集团范围内启动。包括新的反腐电子学习在内的宣传材料将被翻译成十多种语言。虽然此次活动的目标是针对西卡的所有近25000名员工,但反腐败和利益冲突的电子学习只针对主要暴露在这些风险中的西卡员工群体,包括西卡高级经理、总经理以及销售、采购和研发部门的成员。

第二项培训计划将于2020年与公司财务部门密切合作,重点修订西卡现有的反欺诈在线培训。这种在线学习的目的是提高人们对网络诈骗的意识,主要还是在那些最容易遭受网络风险的员工中。预计将于2021年下半年推出。

实施自动制裁筛选工具

西卡在全球范围内进行贸易,需要遵守广泛的贸易制裁。2020年,西卡在集团范围内启动SAP-GTS(全球贸易服务)。SAP-GTS允许对选定的“批准方名单”(SPL)进行大规模自动化、数字化筛选。西卡的IT团队与SAP业务团队和Corporate HR & Compliance密切合作,目前正在开发项目设计,为所有西卡实体(包括尚未使用SAP的实体(约占所有实体的75%))逐步在全球推出自动SPL检查。项目预计于2021年第二季度开始实施。

收集年度GRI确认

每个财政年度,总经理必须填写并签署《GRI合规确认书》。通过数字化问卷调查,2020年公司合规再次寻求从所有总经理那里获得保证,即关于基本环境、反腐败、反垄断和劳动法的核心合规政策和手册在每个实体都得到了实施,并且总经理为其员工提供了充分的信息和培训。

的行为准则

西卡的行为准则要求所有员工遵守适用的法律法规。在西卡经营的所有地方,强制、奴隶、强迫或童工都是严格禁止的。《行为守则》有44种语言。

有效的病例管理

解决遵从性案例不仅有助于Sika发现可能的风险领域,而且还可以通过有针对性的措施立即解决它们。西卡根据内部和外部投诉确定合规案例。投诉通过几个渠道升级至企业人力资源和合规部门,包括允许匿名举报的西卡举报平台(“西卡信托线”)。外部各方可以通过联系管理层或公司合规部门报告不当行为。2020年,企业人力资源合规部共收到60起投诉。这些投诉引发了44项内部合规调查。在23起案件中,对不当行为的指控可以得到证实。17个案件无法证实。4宗案件仍在调查中。

对2020年合规调查的分析得出以下结论:

  • 西卡的报告(60)和确认/证实(23)
    考虑到公司的规模,合规案例非常低。
  • 大多数调查(80%)集中于人际关系紧张(17项)或欺诈行为(18项)。
  • 在匿名提交的23份报告中,只有1份(4%)可以证实。
  • 锡卡员工仍然是公开报告不当行为的主要渠道。在他们升级的18个事件中,可以证实12(66%)。虽然商业雇员(第一行)报告了18例中的11例中,以保证职能报告了5例(2nd2 .内部审核理查德·道金斯线)。
  • 外部伙伴是报告的第二个重要来源。在我们收到的13宗外部投诉中,有10宗(77%)得到证实。
  • 在23个有证据的案件中,有19个受到制裁(7封警告信,15封解雇)。随后实施的严重制裁证实了西卡对违反遵守规定的行为零容忍和惩罚的总体一致性。