西卡拥有一个集团范围内的、文化完善的综合合规管理系统(CMS)。本集团采取全面的合规方法。因此,它将合规和人力资源职能置于“企业人力资源与合规总监”的联合领导之下。由此产生的人力资源和合规性的共生关系极大地促进了整个组织、整个层级、职能和地理区域的合规性计划的注入。五项核心活动有助于在2020年进一步加强梅花鹿的CMS。

合规审计程序的设计

Sika的CMS基于三个密切相关的核心活动的生命周期:预防-检测-响应和调整。在检测合规违规的背景下,公司人力资源与合规部于2020年制定了必要的基石,以建立合规审计计划。公司人力资源与合规部与集团层面的其他保证职能部门密切合作,包括内部审计、法律、财务、EHSSQ(环境健康安全可持续性质量)、采购和研发,为总经理(GMs)设计了一份“合规自评”问卷。

该问卷旨在实现三个目标:确定目标合规审计的“高风险”和“重点实体”;监督所有西卡实体的合规要求在当地的实施情况;并与上述保证职能部门及其审计活动密切配合。

为了降低复杂性,它被分为两部分。第1部分于2020年第4季度推出并完成,响应率为100%(123个GMs中的123个)。它重点关注五个合规风险领域:(i)诚信/直言不讳文化,(ii)反腐败,(iii)反垄断,(iv)第三方风险,以及(v)EHSSQ。根据收到的反馈,既不能确定“高风险”领域,也不能确定迫切需要对这五个专题进行干预或采取后续行动的“重点实体”。第2部分将于2021年下半年推出,重点关注与采购、研发、财务和人力资源相关的合规要求。

制定有重点的培训举措

在整个2020 2019冠状病毒疾病,旅行限制大大减少了提供现场合规培训的可能性。因此,公司人力资源与合规部决定重点开发一些在线培训。

西卡2019年的内部风险分析表明,提高西卡员工对反腐和利益冲突的认识可能有助于防止未来的合规案件。因此,在西卡最高管理层的支持下,公司人力资源与合规部设计了一个新的ABC电子学习,并将其嵌入了一个更广泛的关于价值观和领导力的活动中。该活动将于2021年第一季度在集团范围内开展。包括新的反腐败电子学习在内的宣传材料将被翻译成十几种语言。虽然该活动旨在惠及西卡近25000名员工,但反腐败和利益冲突电子学习仅针对主要面临这些风险的西卡员工群体,包括西卡高级经理、总经理以及销售、采购和研发职能部门的成员。

2020年的第二个培训计划重点是与公司金融部密切合作,修订西卡现有的反欺诈在线培训。这一电子学习旨在提高对网络欺诈的认识,同样主要是在那些最容易遭受网络风险的员工中。预计将于2021年下半年推出。

实施自动制裁筛选工具

在全球贸易中,西卡需要遵守一系列广泛的贸易制裁。2020年,西卡开始在集团范围内实施SAP-GTS(全球贸易服务)。SAP-GTS允许对选定的“受制裁方名单”(SPL)进行高度自动化、数字化的筛选。Sika的IT团队与SAP业务团队和企业人力资源与合规部密切合作,目前正在为所有Sika实体(包括尚未使用SAP的实体(约占所有实体的75%)逐步在全球推出自动化SPL检查而开发项目设计。项目实施预计将于2021年第二季度开始。

年度GRI确认书的收集

每个会计年度,总经理必须填写并签署“GRI合规确认书”。通过数字化调查问卷,2020年的公司合规部再次试图从所有总经理处获得保证,即每个实体都实施了关于基本环境、反腐败、反垄断和劳动法的核心合规政策和手册,并且GMs为其员工提供了充分的信息和培训。

行为准则

西卡的行为准则要求所有员工遵守适用的法律法规。在西卡运营的所有地点,严禁使用强迫劳动、奴隶劳动、强制劳动或童工。《行为守则》有44种语言版本。

有效的案例管理

解决合规案例不仅有助于Sika发现可能的风险领域,而且还可以通过有针对性的措施立即解决这些风险领域。Sika根据内部和外部投诉确定合规案例。投诉通过多个渠道上报给公司人力资源与合规部,包括Sika的举报平台(“Sika Trust Line”),允许匿名举报。外部方可通过联系管理层或公司合规部报告不当行为。2020年,公司人力资源与合规部收到60起投诉。这些投诉引发了44起内部合规调查。在23起案件中,可以证实对不当行为的指控。17起案件无法证实。4起案件仍在调查中。

2020年合规调查分析得出以下结论:

  • 梅花鹿的报告数量(60)和确认/证实数量(23)
    考虑到公司的规模,合规案例非常少。
  • 大多数调查(80%)集中于人际关系紧张(17)或欺诈行为(18)。
  • 在23份匿名提交的报告中,只有1份(4%)能够得到证实。
  • 西卡员工仍然是公开举报不当行为的主要渠道。在他们升级的18起事件中,有12起(66%)可以证实。18起案件中有11起由企业员工(一线)报告,5起由鉴证职能部门报告(2)行)和内部审计(3研发部行)。
  • 外部合作伙伴是报告的第二个重要来源。在提请我们注意的13项外部投诉中,有10项(77%)得到证实。
  • 在23起证实属实的案件中,有19起受到制裁(7封警告信,15封解雇)。随后实施的严重制裁证实了西卡对违规行为的零容忍和惩罚的总体一致性。